Events im WOW/Keepers - ein Leitfaden

Unser Vereinslokal steht nicht nur für Clubabende, sondern auch für Events zur Verfügung. Nicht nur Turniere, sondern auch Rollenspielrunden oder andere Events können bei uns abgehalten werden. Im Folgenden eine Übersicht, wie dich der Verein WOW/Keepers bei der Planung und Durchführung deines Events unterstützen kann:

• Falls dein Event im Rahmen der Clubabende stattfindet und den üblichen Vereinsbetrieb nicht stört oder einschränkt sowie keine gesonderte Teilnahmegebühr beim Event nötig ist, ist nur eine rechtzeitige Ankündigung im Festungskalender und dem Forumsbereich der WOW/Keepers notwendig. Die Teilnehmer*innen müssen keinen speziellen Eintritt bezahlen, es bleibt bei den üblichen Clubabendbeiträgen (3€ für Mitglieder, 6€ für Nichtmitglieder).
  Beispiele: Eine Liga im Rahmen der Clubabende, eine Brettspielrunde, Malrunden, etc.
  

• Falls dein Event NICHT im WOW/Keepers Vereinslokal stattfindet, kannst du dir gerne unser Gelände ausborgen. Pro Tisch (Richtwert: 6 Geländestücke) wird eine Gebühr von 3€ erhoben - diese erhöht sich auf 5€ pro Tisch, wenn du auch Spielplatten benötigst. Bitte achte darauf, die Übergabe der Geländestücke (Abholen & Retournieren) mit einem Schlüsselträger aus dem Verein abzusprechen. Die Art und Anzahl der ausgeborgten Geländestücke (bzw. Spielplatten) ist auf jeden Fall schriftlich zu dokumentieren. Bitte gib auf die Geländestücke acht - der Schlüsselträger wird bei der Rückgabe den Zustand der Geländestücke kurz überprüfen. Im Fall von Beschädigungen benötigen wir einen gleichwertigen Ersatz (selber Maßstab, selber Geländetyp, selbe Qualität) von dir.
  Bitte achte bei der Ankündigung deines Events (Festungskalender) darauf, dass es nicht mit anderern Events kollidiert - in diesem Fall gilt, dass das zuerst angemeldete Event Vorrang hat, so ihr euch nicht einig werden könnt.
  Beispiele: Turniere, die aufgrund der Teilnehmerzahl und des Platzbedarfs nicht im Vereinslokal stattfinden können,...
  

• Falls dein Event im WOW/Keepers Vereinslokal stattfindet, stell bitte zuallererst sicher, dass dein Event nicht mit anderen Veranstaltungen kollidiert (Festungskalender). Falls ihr euch hierbei nicht einig werden könnt, hat die Veranstaltung Vorrang, die zuerst angekündigt wurde.
  Bei einem Event im Vereinslokal wird eine Teilnahmegebühr von 6€ pro Teilnehmer:in und Tag fällig. Bitte vermerke am Abrechnungszettel den Betrag, der durch die Teilnahmegebühren eingenommen wurde.
  Bitte gib bei deinem Event auch an, wie viel Platz im Vereinslokal beansprucht wird. Falls ihr nicht das gesamte Lokal benötigt, ist bei den übrigen Tischen normaler Clubbetrieb möglich. Natürlich ist es auch möglich, das Vereinslokal exklusiv zu nutzen, falls - z.B. bei Bemalworkshops - eine etwas ruhigere Umgebung benötigt wird.
  Beispiele: Turniere, Malworkshops etc.
  

• Um die Beurteilung zu erleichtern, ab wann man von einem "Event" sprechen kann, gibt es ein paar Kriterien:
  • wenn das Vereinslokal im geplanten Zeitraum exklusiv nur für einen ausgewählten Personenkreis zur Verfügung stehen soll (z.B. bei einem Malworkshop).
    
  • wenn mindestens ein Raum als Platzbedarf benötigt wird (z.B. 8 Tische für ein Turnier).
    
  • wenn von den Teilnehmenden ein gesonderter Teilnahmebeitrag eingehoben wird (z.B. 15€ Startgeld).
    

Falls eines dieser Kriterien erfüllt ist, ist es als Event im Vereinslokal zu betrachten. Sollte es Unklarheiten geben, ab wann bzw. ob eure geplante Veranstaltung als "Event" gilt oder nicht, könnt ihr euch gerne an den Vereinsvorstand wenden und es wird im Detail abgeklärt.